Phiên họp do Ban Thư ký tổ chức SEAMEO đăng cai tổ chức với sự có mặt của hơn 80 đại biểu là Giám đốc, đội ngũ nhân viên nòng cốt của các Trung tâm SEAMEO trong khu vực, Ban Thư ký và đại diện của các quốc gia cũng như các tổ chức thành viên liên kết như Ngân hàng phát triển Châu Á (ABD);  tổ chức OECD, Bộ giáo dục, văn hóa, thể thao, khoa học, kỹ thuật Nhật Bản; UNESCO Bangkok; Đại học Bắc Kinh (Trung Quốc); Đại học Tsukuba (Nhật Bản); Trung tâm ASEAN-Trung Quốc…  Bên cạnh việc họp bàn và thảo luận về các vấn đề chính yếu, còn có một số phiên họp đặc biệt dành riêng cho các Giám đốc Trung tâm SEAMEO và thành viên tổ chức thành viên liên kết nhằm đẩy mạnh khả năng hợp tác từ các phía. Phiên họp kết thúc thành công bằng việc mở ra nhiều dự án mới trong nhiểu lĩnh vực cho nhiều đối tác khác nhau.